Les réunions c'est nul. Pouvons-nous les rendre plus amusants ?

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Mme Tech | Pexels





Il y a trois semaines, Mark Zuckerberg discutait avec l'animatrice Gayle King dans l'émission télévisée CBS ce matin . Au lieu de s'asseoir dans un studio ou d'utiliser une application de vidéoconférence, cependant, les deux se parlaient en réalité virtuelle.

Zuckerberg était aux heures de grande écoute pour présenter Atelier Horizons , une application Facebook qui connecte les utilisateurs à un espace de réalité virtuelle via le casque de l'entreprise, Oculus. Pour l'occasion, Zuckerberg et King avaient créé des avatars caricaturaux d'eux-mêmes, grâce à des capteurs de mouvement qui reproduisaient leurs mouvements de tête et de main.

L'effet global était, au mieux, gênant. King s'est émerveillé des taches de rousseur de Zuckerberg, tandis que ce dernier parlait du métaverse. À un moment donné, King a posé la question à un million de dollars : Étiez-vous entièrement zoomé ? Parce que je faisais un zoom arrière.



Alors que le nom de Zoom est devenu un verbe, la société a ratissé près d'un milliard de dollars . Mais son omniprésence a un coût. Dix-huit mois après que la pandémie a poussé pour la première fois les employés de bureau à des réunions virtuelles, se faisant zoomer ou faire face à la fatigue du zoom est une plainte courante chez les personnes qui utilisent quotidiennement l'application de visioconférence.

Pas étonnant que d'autres entreprises technologiques se demandent comment elles pourraient également réinventer les réunions, d'autant plus qu'il ne semble pas que le travail à distance se poursuive de sitôt. Mais pour prendre la couronne de Zoom, ils devront faire preuve de créativité et trouver des moyens d'empêcher les employés de se sentir épuisés par des appels vidéo sans fin.

Parmi ces entreprises se trouve, bien sûr, Facebook. Horizons Workroom est la première étape de l'entreprise vers son ambition plutôt vague de créer un métaverse numérique, un espace virtuel où les gens travaillent, jouent et voient vraisemblablement de nombreuses publicités lucratives. Mais Horizons Workroom a été largement ridiculisé après sa démonstration. Un écrivain a dit qu'il a capturé le pire de la vie de bureau en personne, par exemple, tandis qu'un autre l'appelait pas contraignant. Le consensus était que ni la technologie ni les employés n'étaient prêts pour un lieu de travail virtuel entièrement immersif.



Néanmoins, les entreprises cherchent désespérément des moyens de favoriser la collaboration et la collégialité dans un environnement distant. Bien qu'une configuration VR entièrement immersive puisse être un pas trop loin pour l'instant, beaucoup cherchent à rendre les réunions plus amusantes soit en créant des mondes virtuels qui ressemblent à des environnements de jeux vidéo, soit en utilisant les jeux vidéo eux-mêmes comme cadre de réunion.

L'espoir est que cela pourrait être un moyen de rendre les employés plus productifs et plus heureux. Si quelqu'un peut bien faire les choses, c'est.

Un objectif crucial est d'injecter du plaisir dans l'expérience, suggère Jaime Teevan, scientifique en chef chez Microsoft pour les expériences et les appareils, qui a étudié la productivité. Teevan dit que les réunions à distance ont remis en question la façon dont nous utilisons l'espace pour communiquer, limitant nos mondes à des carrés numériques claustrophobes. Elle pense qu'une meilleure communication nécessite d'ouvrir l'espace par le jeu. Nous sommes des experts dans l'utilisation de l'espace, et nous perdons cela dans les réunions en ligne, dit-elle. Comprendre le jeu et le lien social y est fondamental.



C'est pourquoi un matin au début du mois dernier j'ai rejoint Kumospace , une startup qui compte Google parmi ses clients et promet sur sa page d'accueil de créer des liens significatifs dans des espaces virtuels inoubliables. Une vidéo de moi-même a été condensée sur un petit carré qui errait dans un hall virtuel avec des canapés, un piano, des plantes serpent et un juke-box diffusant un mix Spotify appelé Quiet Hours. Une fois que le fondateur Brett Martin s'est joint, il m'a fait visiter la salle. Sa voix devenait faible si jamais je traînais trop loin derrière, une caractéristique acoustique destinée à imiter la vraie vie.

Attendez, laissez-moi vous montrer quelque chose. Es-tu prêt? demanda soudainement Martin. Avant que je puisse répondre, je me suis retrouvé à marcher le long d'une plage.

Toute l'expérience était déconcertante. J'étais désorienté par toutes les choses que je sentais devoir faire simultanément : parler à Martin, être sûr de rester à portée de voix ou risquer de le perdre pendant qu'il se déplaçait, et traverser les différents obstacles qui surgissaient : les vagues de la plage, une radio cela noyait notre conversation si nous nous en approchions trop près, mon verre de vin se vidant tout seul. J'ai eu du mal à me concentrer sur la réunion. En fait, je me sentais surstimulé et anxieux.



Martin, cependant, dit que Kumospace a trouvé un public de niche d'entreprises organisant des rassemblements décontractés où les employés veulent apprendre à se connaître : happy hours, événements de réseautage, excursions hors site. Depuis son lancement en juin, dit Martin, plus d'un million de personnes ont utilisé le produit.

Le but de ces réunions - apprendre à connaître les autres, et non réfléchir à des solutions - pourrait indiquer le contexte dans lequel des réunions plus immersives pourraient avoir un avantage. Zoom est vraiment bon pour transmettre des informations avec des personnes que vous connaissez déjà, mais ce n'est pas génial pour établir des relations avec des personnes que vous ne connaissez pas, dit Martin.

En effet, bon nombre des innovations en matière de technologie de réunion au cours de l'année écoulée se sont concentrées sur la recréation du moments de refroidissement de l'eau qui aident les employés à créer des liens. Ces conversations à faible enjeu (sur la météo, le sport ou la télévision, peut-être) sont cruciales pour créer un sentiment de confiance et une perspective pour la résolution de problèmes futurs. Mais ces interactions nécessitent un sentiment de connexion, un sentiment que les boîtes Zoom ne sont pas propices à créer.

Certaines entreprises réorientent les plateformes numériques existantes pour le travail. Quelques mois après le début de la pandémie, Viviane Schwartz, conceptrice de livres et de jeux indépendante, a écrit un fil Twitter viral, décrivant comment son groupe de travail tenait des réunions dans le jeu de survie Wild West Red Dead Redemption 2.

Il est possible de s'asseoir ou de marcher ensemble et même de faire du café dans RDR2, et il y a un chat vocal intégré robuste, donc cela semblait une idée sensée, dit Schwartz.

Ce n'est pas la première fois qu'un jeu vidéo est utilisé pour des réunions. Juste un mois avant le tweet de Schwartz, une société japonaise aurait utilisé Animal Crossing: New Horizons pour organiser des réunions . Et les dirigeants ont suspendu des invitations à des jeux comme Grand Theft Auto pour courtiser les clients dans un environnement personnel mais favorable à la pandémie.

Lorsque le fil de Schwartz est devenu viral, Red Dead Redemption 2 a été annoncé comme une plate-forme idéale pour les réunions de travail. Malgré l'expérience positive de Schwartz, cependant, elle n'est pas vraiment fan de l'utilisation de jeux vidéo pour les réunions. Premièrement, dit-elle, il existe des moyens plus simples de se connecter avec des personnes qui feront le travail. Maintenant que les blocages sont levés dans le monde entier, les rencontres en personne sont possibles et efficaces, et les appels téléphoniques sont toujours beaucoup plus accessibles et plus rapides qu'un jeu vidéo.

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C'est la ligne de conduite des groupes : d'une part, des éléments amusants peuvent rendre les réunions plus intéressantes et inspirer des idées, mais d'autre part, de telles réunions sont plus difficiles à mettre en place et peuvent sembler fantaisistes. Nous constatons des défis particuliers sur les liens sociaux, dit Teevan. Microsoft, comme Facebook, cherche agressivement à inventer des outils de réunion. L'un est le mode Together qu'il a créé pour son logiciel Teams, utilisant l'intelligence artificielle pour découper les profils des utilisateurs et les placer dans un environnement virtuel.

Teevan dit que les travailleurs se sentent de plus en plus isolés dans le travail à distance et ont désespérément besoin de connexions. Ses recherches internes à Microsoft montrent que les travailleurs deviennent de plus en plus cliquets dans l'environnement de la visioconférence, ce qui peut conduire à de mauvaises décisions. Nous codifions nos réseaux sociaux existants, dit-elle. Les jeux pourraient étendre ces réseaux, améliorer la confiance et même conduire à de meilleures décisions.

Sílvia Fornós, doctorante au Centre de recherche sur les jeux informatiques de l'Université informatique de Copenhague, a récemment participé à l'organisation d'un sommet d'une semaine sur Rassembler , un espace virtuel où les utilisateurs peuvent tenir des réunions dans un environnement pixélisé 8 bits, après avoir trouvé Slack et Zoom insatisfaisants pour se connecter avec d'autres participants à la conférence. Plutôt que d'être distrayant, dit Fornós, le style des années 80 a ajouté un sentiment d'informalité et de confort aux réunions.

Malgré cela, la connexion réelle manquait, a-t-elle découvert. La cohésion d'équipe est un élément fondamental de la recherche multidisciplinaire et a un impact direct sur notre travail, dit-elle. Nous devons trouver un terrain d'entente, comme des espaces hybrides qui offrent la flexibilité des espaces virtuels avec la possibilité de socialiser et d'assister en personne si cela est nécessaire.

Ce terrain d'entente dans la technologie de réunion est l'endroit où le profit et le besoin se croisent, et Facebook espère que sa salle de travail Horizons répondra à ce besoin, aussi ridicule que cela puisse paraître de parler à l'avatar animé de votre patron en réalité virtuelle. Même King a admis que Horizons Workroom était un peu maladroit pour moi.

La solution pourrait se situer quelque part entre les technologies de visioconférence conventionnelles et ludiques, suggère Jeremy Bailenson, professeur de communication à l'Université de Stanford et fondateur du Virtual Human Interaction Lab. Cet été, il a mené une expérience sur laquelle a fonctionné le mieux, avec 102 étudiants chronométrant plus de 60 000 minutes sur Zoom et la plateforme VR Engage.

Faut-il rester sur Zoom ou faut-il utiliser la VR ? Ma réponse est oui, nous devrions faire les deux, dit Bailenson. Son travail, qui sort cette semaine, a montré que le taper de rencontre est cruciale. Si vous avez une tête qui parle et que tout le monde écoute, Zoom est idéal pour cela, dit-il. Mais si vous devez faire une action ou avoir des conversations en petits groupes, la réalité virtuelle immersive est meilleure pour cela. Il a découvert que la réalité virtuelle était un meilleur moyen pour les gens de lire des signaux non verbaux comme se pencher ou établir un contact visuel, qui sont essentiels pour établir la confiance et la compréhension.

Mais Bailenson admet que la réalité virtuelle n'est pas au point où nous pouvons l'utiliser plus de quelques minutes à la fois avant que notre perception ne devienne bancale.

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Et si vous n'avez pas accès à la réalité virtuelle ? Une façon d'améliorer les réunions actuelles consiste à introduire un élément ludique dans des moyens moins techniques. Teevan a partagé des recherches internes de Microsoft suggérant qu'au lieu de distraire les employés, les jeux lors d'une réunion concentrent l'attention sur le contexte de la réunion et suscitent des conversations. Un autre Microsoft interne étudier ont constaté qu'au lieu de monter les employés les uns contre les autres, les jeux offraient un soutien et une connexion pour créer un capital social.

Les avantages du plaisir peuvent s'étendre à un avenir où nous pouvons même nous rencontrer physiquement. Avant la pandémie, Teevan a mené des recherches sur l'utilisation de jeux comme les jeux-questionnaires pour soutenir l'interaction sociale lors des réunions. Nous avons constaté que des jeux comme celui-ci encourageaient plus d'interaction sociale, plus de conversation - que les gens participaient activement à la réunion, dit-elle. En juillet Zoom a ajouté des jeux intégrés à l'application que les personnes en conférence téléphonique pouvaient jouer pendant les réunions, mais Noah Weiss, le vice-président des produits chez Slack, m'a dit que l'entreprise n'était pas intéressée par la gamification.

Mais Schwartz convient que l'allégement des réunions pourrait les rendre meilleures pour les travailleurs fatigués de la pandémie, tant qu'elles ne sont pas imposées aux employés par des gestionnaires trop zélés. L'espièglerie peut inclure bien d'autres choses, comme être attaqué par un ours tout en vérifiant une feuille Google parce que vous avez tous décidé d'aller dans Red Dead Redemption 2, dit Schwartz. Mais cela ne peut être qu'une décision honnête d'un groupe d'égaux sentant que c'est là qu'ils veulent être, et jamais quelque chose qu'un patron peut vous faire faire régulièrement.

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