Penser en dehors de la boîte de réception

Recherchez sur Internet et vous trouverez des centaines d'applications conçues pour vous aider à collaborer plus efficacement avec d'autres personnes. Mais examinez vos propres habitudes et vous constaterez très probablement que vous n'utilisez qu'un seul logiciel à cette fin : un client de messagerie.

Tu n'es pas seul. Une étude récente de l'USamp a révélé que 83 % des utilisateurs professionnels envoient généralement des pièces jointes aux e-mails à leurs collègues plutôt que d'utiliser un logiciel de collaboration. Selon un récent sondage réalisé par une société de conseil en technologie People-OnTheGo , le travailleur de l'information passe en moyenne 3,3 heures par jour à traiter des e-mails, et 65 % de ces travailleurs ont leur client de messagerie ouvert en permanence.

Même Facebook, qui semblait autrefois être un remplacement probable du courrier électronique, du moins pour les jeunes et les branchés, a reconnu que le courrier électronique ne va nulle part. Lundi, la société a annoncé un nouveau service de messagerie qui intègre le courrier électronique externe à son propre système de messagerie interne, un aveu de la résistance du courrier électronique et une tentative d'améliorer ses fonctionnalités.

D'autres fabricants de logiciels semblent avoir accepté qu'ils ne détourneront jamais l'attention des gens de leurs boîtes de réception de courrier électronique. Au lieu de cela, ils cherchent à ajouter de nouvelles fonctionnalités collaboratives et sociales à la messagerie électronique.

Il est clair que le courrier électronique est utilisé et même abusé, déclare Yaacov Cohen, PDG de Mainsoft , une société basée à Tel Aviv, en Israël, qui vend un plug-in appelé Harmon.ie. Le plug-in relie une application de messagerie à une plate-forme de collaboration telle que Google Docs, ainsi qu'aux profils de réseaux sociaux, applications de calendrier, logiciels de voix sur protocole Internet, etc. d'une personne. Pour partager un document à l'aide d'Harmon.ie, un utilisateur le fait glisser d'une barre latérale vers le corps d'un message, où il devient un lien. Lorsque le destinataire clique sur le lien, il est dirigé vers le document stocké dans le logiciel de collaboration choisi. L'utilisation du courrier électronique uniquement pour la collaboration crée de la confusion et surcharge les boîtes de réception, explique Cohen.

Une autre startup, appelée Maillage , prévoit de connecter le courrier électronique à encore plus de sources d'information. L'entreprise a développé une technologie sémantique qui trouve des sujets clés dans les messages électroniques, comme les noms de personnes et d'entreprises, puis recherche ces sujets ailleurs. Meshin a jusqu'à présent développé un prototype de plug-in Outlook qui analyse les flux RSS ainsi que les messages électroniques. En fin de compte, la société prévoit d'étendre cela aux tweets, aux articles de blog, aux résultats de recherche, etc. La technologie est issue de la recherche sur le traitement du langage naturel effectuée au Palo Alto Research Center.

Tous les ajustements apportés aux e-mails ne se produisent pas au sein du client. Isaac Saldana, PDG de Grille d'envoi , basée à Boulder, Colorado, affirme que le courrier électronique peut également être amélioré lorsqu'il se déplace entre l'expéditeur et le destinataire.

SendGrid utilise actuellement sa technologie pour filtrer le spam et aider les entreprises à s'assurer que les messages pertinents ne se retrouvent pas dans les dossiers indésirables. Mais Saldana dit que la même technologie pourrait faire beaucoup plus. Par exemple, lorsque quelqu'un essaie de transférer un fichier très volumineux par courrier électronique, ce qui entraîne désormais souvent le rejet de ce message, la technologie peut détourner silencieusement le message vers un serveur destiné aux fichiers volumineux.

Saldana dit que les utilisateurs pourraient effectuer la plupart de leurs tâches par e-mail plus efficacement, avec le logiciel de SendGrid triant comment gérer les choses. Les messages envoyés à des adresses e-mail particulières peuvent signaler qu'une vidéo jointe doit être publiée sur YouTube ou que le texte dans le corps de l'e-mail doit être traduit dans une autre langue.

Saldana ne craint pas que ces capacités ne compliquent trop un outil simple et attrayant. Le courrier électronique est partout, dit-il, et peu de gens ont le temps d'utiliser de nombreuses applications différentes pour différentes tâches. Nous vivons à une époque où nous devons faire trop de choses, dit Saldana.

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