Pas l'intranet de ton père

La plupart des intranets d'entreprise sont à peine meilleurs que les newsletters d'entreprise : statiques, sans vie, ennuyeux. Vous savez quelle est la page intranet d'entreprise la plus visitée ? demande Eugène Lee , PDG de Socialtext . Le menu déjeuner de la cafétéria.

Eugène Lee

Socialtext, une entreprise de neuf ans basée à Palo Alto, en Californie, vise à rendre l'intranet d'entreprise à nouveau sexy. Dans le processus, il change la façon dont les entreprises citoyennes en silo collaborent.

Les technologies sociales d'entreprise ne font souvent bien que peu de choses, bien que beaucoup ajoutent rapidement des fonctionnalités et s'intègrent à des applications plus volumineuses pour essayer d'être tout pour tout le monde. Les employés utilisent des services populaires comme Yammer et Socialcast —souvent de leur propre initiative—pour le microblogging de type Twitter et les réseaux sociaux de type Facebook, par exemple. Socialtext regroupe ce type de flux d'activité et de réseau social avec une foule d'autres fonctionnalités, notamment des blogs, des wikis, des espaces de travail de collaboration de documents et des balises qui aident les gens à trouver des informations et des experts sur un sujet.

Une fonctionnalité appelée Socialtext Signals permet aux employés de publier, en 1 000 caractères ou moins, des mises à jour de statut et des messages à tout le monde dans l'entreprise, à un groupe de travail particulier ou à un individu. Le flux de publications fonctionne comme le fil d'actualités de Facebook, occupant une position centrale sur la page d'accueil de type tableau de bord d'un employé. Chaque publication, ou signal, fait partie d'un fil de discussion dans lequel les employés peuvent répondre aux commentaires, ajouter des liens vers du contenu et baliser des informations.

Plutôt que d'être composées de messages aléatoires sur ce que quelqu'un a mangé ou lu, la plupart des entrées Socialtext sont créées automatiquement à la suite d'une collaboration avec d'autres personnes. Ces mises à jour dans le flux de travail se produisent chaque fois que quelqu'un fait quelque chose de productif dans Socialtext que les autres membres de l'entreprise devraient connaître : commente un article de blog, répond à une question, modifie une page wiki ou balise un profil. L'idée est que les gens démontrent leur valeur à l'entreprise non pas par ce qu'ils disent d'eux-mêmes, mais par ce qu'ils faire .

En plus des informations traditionnelles telles que le titre, l'emplacement et le service d'une personne, les balises peuvent afficher une expérience professionnelle, des domaines d'expertise, des affiliations à des groupes de travail et des intérêts. Les employés peuvent également marquer les profils Socialtext des autres avec des informations.

Cependant, le logiciel n'organise pas de concours de popularité. Tout est question de productivité : pas d'amitié au travail. Socialtext a adopté l'approche de Twitter, dans laquelle les utilisateurs choisissent de suivre d'autres utilisateurs. Le service fonctionne via un navigateur Web, une application de bureau et des appareils mobiles, et il peut être hébergé sur le cloud ou dans le centre de données d'une entreprise.

Déjà, les clients de Socialtext comme Getty Images et l'American Hospital Association (AHA) ont remplacé leurs pages d'accueil intranet par un tableau de bord Socialtext. Avant que l'AHA ne mette en œuvre Socialtext, les employés avaient du mal à collaborer sur les questions de réforme des soins de santé, explique Karthikeyan Chakkarapani, directeur des solutions technologiques et des opérations. Il dit que l'entreprise utilisait jusqu'à 15 applications logicielles en tant que service pour faciliter la collaboration.

Avant de choisir Socialtext, Chakkarapani a examiné une demi-douzaine d'autres applications similaires, notamment Yammer , Jive Software et Salesforce.com Chatter . Le problème, c'est que personne n'avait d'architecture ouverte, dit-il. Avec Socialtext, nous avons pu l'intégrer à nos autres applications d'entreprise et créer une plate-forme unique à laquelle les gens peuvent facilement accéder. Les fonctionnalités que les employés d'AHA utilisent le plus fréquemment incluent le flux d'activité et les wikis.

L'organisation compte plus de 500 employés dans les 50 États et travaille avec des hôpitaux dans de nombreuses petites villes rurales. Chakkarapani dit que depuis que l'organisation a lancé Socialtext en août 2010, la communication et la collaboration entre les employés et les gestionnaires éloignés se sont considérablement améliorées. Avec la nouvelle plate-forme, les membres de l'équipe ont pu obtenir des mises à jour plus rapides sur les projets, partager des idées plus facilement et travailler ensemble de manière plus productive.

De nombreuses autres organisations se précipitent pour ajouter des outils sociaux tels que des tweets, des blogs et des mises à jour de statut. Une enquête réalisée en 2010 par InsightExpress a révélé que 77 % des entreprises mondiales prévoyaient d'augmenter leurs investissements dans les outils de collaboration au cours de l'année prochaine, l'Inde et la Chine étant les adoptants les plus enthousiastes.

Alors que de nombreuses entreprises voient la valeur des outils de collaboration pour briser les silos informationnels et fonctionnels, elles ont du mal à déterminer quels outils fonctionneront le mieux pour leur organisation et leurs employés. De nombreux membres du personnel veulent avoir la liberté d'utiliser les outils qu'ils préfèrent avec peu de surveillance de la part du service informatique central, mais cela se traduit souvent par un méli-mélo d'applications non prises en charge.

Un problème encore plus important est que les outils les plus populaires ne font guère plus qu'encourager les gens à parler du travail. Socialtext aide plutôt les gens à faire leur travail. Il met en valeur la productivité.

En 2010, Socialtext a lancé une initiative appelée Connexion Socialtext , qui encourage les développeurs tiers à utiliser son interface de programmation d'applications (API) pour intégrer de manière transparente les mises à jour au niveau de l'entreprise dans le flux d'activité. Les entreprises peuvent créer des agents logiciels qui écoutent certains événements. Lorsqu'une commande se termine dans Salesforce.com ou qu'un document est modifié dans SharePoint, le flux d'activité peut afficher ce fait.

À bien des égards, cela est analogue à la façon dont le fil d'actualités de Facebook peut extraire des informations de sites tiers, explique Lee. Par exemple, une mise à jour de Socialtext pourrait indiquer : « John a mis à jour le dernier enregistrement CRM pour le compte Acme Corporation. » Lorsque vous cliquez dessus, cela peut amener quelqu'un à un enregistrement Salesforce.com pour en savoir plus. Sous le message dans Socialtext, les collègues peuvent avoir une conversation sur les mesures qu'ils doivent prendre pour gagner ce compte.

Si vous êtes un fournisseur de CRM ou d'ERP, il est de bon ton d'ajouter des fonctionnalités sociales à votre application, comme avec Salesforce.com 's Chatter, dit Lee. Le problème est que si les entreprises utilisent ces applications comme approche pour adopter des logiciels sociaux, elles finiront par avoir un réseau social pour leur équipe commerciale et leur application, un autre pour leur équipe financière et leur application, et un autre pour leur équipe produit, et bientôt. Toutes ces applications seront isolées les unes des autres et une entreprise ne réalisera pas beaucoup de collaboration interfonctionnelle qui transforme l'entreprise. Socialtext est plutôt une couche qui s'étend sur l'entreprise.

Socialtext vise à découvrir et à partager les informations précieuses qui se trouvent souvent enfouies dans des intranets statiques - les niveaux d'inventaire chutent ou les plaintes des clients se multiplient du jour au lendemain.

Il y a deux ans, j'aurais dépensé beaucoup d'argent et de ressources pour mettre en œuvre des technologies sociales au sein de notre organisation, déclare Chakkarapani. Mais maintenant, dit-il, des outils adaptés aux entreprises et aux budgets sont à portée de main.

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