Le guide du PDG pour rouvrir le lieu de travail en toute sécurité

Un robot développé par SK Telecom en Corée du Sud surveille la température corporelle des personnes et s'ils portent ou non des masques. Chung Sung Jun/Getty Images

La plus grande implication de la réouverture des économies nationales est peut-être que la responsabilité et donc la responsabilité de faire face à la pandémie de covid-19 passeront du secteur public au secteur privé. Les PDG du Fortune 500 et les propriétaires de petites entreprises prendront bientôt des décisions qui affecteront non seulement la santé de leur entreprise, mais également celle de leur personnel (employés, sous-traitants, clients, fournisseurs) - ce qui, à son tour, affectera la santé de leurs familles, amis et voisins. . Avec tant d'enjeux, comment les chefs d'entreprise devraient-ils planifier leur fonctionnement dans la phase post-séjour à domicile de la reprise ?

Voici un cadre simple mais puissant pour créer un plan.

La crise actuelle est motivée par un problème de santé : nous n'avons pas encore de traitement ni de vaccin contre le nouveau coronavirus. Les gestionnaires ont peu de contrôle là-dessus. Mais tant que le problème de santé ne sera pas résolu, les lieux de travail seront des opportunités pour les personnes infectées d'en infecter d'autres. Cela crée un problème de gestion nécessitant des solutions de gestion, et les gestionnaires en ont le contrôle.

Le problème de gestion est causé par un manque d'information... Si nous avions cette information, il n'y aurait pas de crise économique.

Le problème de gestion est de savoir si et comment rouvrir les entreprises, étant donné que la propagation du virus sur le lieu de travail reste une menace réelle. Le problème de gestion est causé par un manque d'information : on ne sait pas qui a le virus (infectieux), qui l'a eu (immunisé) et qui ne l'a jamais eu (sensible). Si nous avions cette information, il n'y aurait pas de crise économique. Nous exigerions simplement que les personnes infectieuses soient mises en quarantaine tandis que la grande majorité qui est en bonne santé mène sa vie comme d'habitude. En d'autres termes, ne pas avoir ces informations nous coûte, selon une estimation, 375 milliards de dollars par mois dans le monde . En l'absence de ces informations, le début de la reprise économique nous oblige à résoudre le problème de gestion.

Il existe deux types de solutions à ce problème. D'abord, solutions basées sur l'information impliquent de prédire qui est infectieux et qui est immunisé, puis d'utiliser ces informations pour décider qui peut entrer sur le lieu de travail. Deuxièmement, puisque ces prédictions seront inévitablement imparfaites, il y a des solutions toujours actives : technologies et processus qui limitent la propagation du virus lorsque des personnes infectieuses y pénètrent. Le verrouillage est la solution permanente la plus extrême ; la réouverture en nécessite des plus nuancées.

Solutions basées sur l'information

Il existe diverses façons de recueillir des informations sur les personnes susceptibles d'être contagieuses. De toute évidence, les gens peuvent être testés pour le nouveau coronavirus (par exemple, avec des écouvillons nasopharyngés). Ces tests peuvent être parfois assez peu fiable , ils ne sont pas toujours facilement disponibles et l'obtention de résultats peut prendre des jours. Néanmoins, avec le temps, cette situation devrait s'améliorer. À terme, nous prévoyons que les organisations procéderont à des tests fréquents et généralisés des employés.

Une autre forme de collecte d'informations consiste à surveiller les symptômes, en particulier les symptômes bénins que le patient peut même ne pas remarquer. Dans certains pays, les gens font déjà vérifier leur température avant d'être autorisés à entrer dans un bureau, un restaurant, un avion ou un métro. C'est utile mais imparfait : certaines personnes fiévreuses n'auront pas le coronavirus, tandis que d'autres sans fièvre pourront néanmoins être infectées. La combinaison des contrôles de température avec d'autres informations de diagnostic telles que les radiographies pulmonaires en milieu hospitalier et les niveaux d'oxygène dans le sang peut améliorer la précision. Ces formes de collecte d'informations peuvent être moins précises que les tests directs pour le virus, mais elles peuvent être moins chères, plus rapides et plus faciles à mettre en œuvre régulièrement et à grande échelle pour les employeurs.

Il existe également des moyens de surveiller différentes parties de votre lieu de travail pour détecter les signes d'une épidémie, même si vous ne savez pas qui est infecté. Des capteurs sont en cours de développement qui pourrait détecter le coronavirus dans l'air. D'autres tests peuvent en ramasser des traces dans les eaux usées . Les outils d'apprentissage automatique pourraient combiner ces informations et celles d'autres capteurs pour prédire la probabilité qu'une personne dans un bâtiment ou un quartier soit infectée et commander des tests individuels pour tout le monde. Dans notre livre Machines de prédiction , nous avons décrit comment les progrès de l'intelligence artificielle permettent des prédictions de plus en plus complexes à partir d'une grande variété de sources de données telles que celles-ci.

Le problème est que les solutions basées sur l'information sont probabilistes et que certaines erreurs sont inévitables. La fraude par carte de crédit en est un bon exemple. Supposons qu'une banque reçoive un avertissement indiquant qu'une transaction par carte de crédit a 1 % de chances d'être frauduleuse. La banque doit-elle refuser la transaction ou l'autoriser à se poursuivre ? Comment cela devrait-il dépendre de la rentabilité du client vis-à-vis de la banque ?

Il en va de même avec le coronavirus : votre entreprise doit-elle continuer à fonctionner s'il y a 1 % de chances qu'une personne infectée franchisse la porte ? Qu'en est-il d'une chance de 5 % ou d'une chance de 0,1 % ? La réponse dépend des avantages par rapport aux coûts - de l'importance d'ouvrir le lieu de travail physique par rapport au risque d'infection. En effet, c'est pourquoi les supermarchés, les pharmacies et d'autres commerces essentiels sont restés ouverts tout au long de la crise sans aucune solution basée sur l'information : parce que les avantages de rester ouverts sont si évidemment importants. D'autre part, de nombreuses entreprises de services professionnels peuvent fonctionner assez bien à distance, de sorte que leurs lieux de travail physiques restent fermés.

Même si vous ne pouvez pas réduire à zéro la probabilité que le virus pénètre sur le lieu de travail, vous pouvez limiter son impact s'il pénètre. Entrez dans des solutions toujours actives.

Des solutions toujours actives

Jusqu'à ce que les solutions de gestion de l'information dont nous avons parlé ci-dessus s'intensifient, les solutions permanentes seront la principale approche utilisée par les gestionnaires pour rouvrir leurs entreprises.

Toutes sortes de décisions qui auraient auparavant été prises sur la base de la productivité et de l'efficacité doivent désormais également tenir compte de la possibilité d'infection. Dans le secteur de la restauration, le flux de personnes entrant et sortant de la cuisine est désormais un problème de gestion du risque infectieux. Dans l'industrie de la mode au détail, la décision d'ouvrir des vestiaires ou d'autoriser les clients à essayer des articles est désormais un problème de gestion des risques d'infection. Passer des documents physiques aux documents numériques réduit désormais le risque d'infection tout en augmentant l'efficacité et en gaspillant moins de papier. Le risque de transmettre le virus en échangeant de l'argent liquide augmente les avantages relatifs des systèmes de paiement numériques.

À ce jour, nous avons vu deux grands types de solutions toujours actives. Le premier type ne change pas le nombre ou la nature des interactions mais vise à rendre ces interactions moins risquées. Des choses comme les masques, les stations de désinfection des mains et les écrans en plexiglas aux comptoirs de réception et aux caisses des magasins entrent toutes dans cette catégorie.

Le deuxième type sont des solutions qui visent à faire en sorte que les gens interagissent moins. Il s'agit notamment d'espaces physiques repensés (pour minimiser les interactions ou les surfaces à fort contact), de flux de travail repensés (pour permettre que le travail soit effectué en parallèle ou en séquence plutôt que conjointement) et de processus de gestion des personnes repensés (pour minimiser les interactions entre les groupes ou les équipes). Les réductions de capacité - qu'il s'agisse d'employés (par des licenciements et des congés) ou de clients (par des limites d'occupation) - entrent également dans cette catégorie.

Les solutions permanentes imposent des coûts supplémentaires aux entreprises. Il y a des coûts directs pour des choses comme l'équipement de protection et un nettoyage plus fréquent. Si la solution permanente implique une capacité réduite, les bénéfices chuteront. Enfin, les espaces, les flux de travail et les processus réorganisés peuvent entraîner une baisse de la productivité, une plus grande inefficacité ou des travailleurs plus mécontents. Bien sûr, certains changements pourraient augmenter la productivité. Certaines entreprises, en particulier celles des villes congestionnées comme New York, signalent que le travail à domicile les a rendues plus productives, principalement parce qu'elles éliminent les longs trajets.

Dans la prochaine phase de la reprise du covid-19, de nombreux PDG de grandes entreprises commenceront à se comporter comme des présidents et des premiers ministres.

Différents types d'entreprises se prêtent différemment aux solutions toujours actives. Il est plus facile de maintenir la distanciation sociale dans les jardineries que dans les salons de coiffure. Certaines entreprises choisissent de ne pas ouvrir même si elles y sont autorisées: de nombreux restaurants ont choisi de garder leurs services de restauration fermés car avec la distanciation sociale, ils ne peuvent pas autoriser suffisamment de clients à la fois pour compenser les coûts des nettoyeurs et attendre Personnel.

Vos choix

En tant que gestionnaire, vous êtes responsable de l'élaboration des solutions basées sur l'information et toujours disponibles de votre organisation. Vous devez décider de la quantité d'informations à collecter sur qui est infectieux et immunisé ; comment collecter ces informations et à quelle fréquence ; et comment agir en conséquence, en fonction du niveau de risque que votre organisation est prête à supporter. Vous devez également décider comment vos processus quotidiens doivent changer pour limiter la propagation de la maladie si une personne infectée arrive sur votre lieu de travail, et considérer comment ces changements affecteront à la fois la sécurité et la productivité. Il ne sert à rien de ramener les travailleurs au bureau si des solutions permanentes les empêchent de faire leur travail mieux qu'ils ne le feraient à la maison.

Ensemble, ces décisions détermineront si votre entreprise peut survivre et prospérer en attendant un traitement ou un vaccin. Ces décisions impliquent des compromis calculés, une compréhension du risque et une volonté d'innover.

Dans la prochaine phase de la reprise du covid-19, de nombreux PDG de grandes entreprises commenceront à se comporter comme des présidents et des premiers ministres. Ils rapporteront leur nombre d'infections et de décès, expliqueront leurs stratégies pour maintenir leurs courbes à plat, décideront de la rapidité avec laquelle assouplir les mesures d'isolement et passeront en mode de gestion de crise en cas d'épidémie. Certains ressembleront davantage aux États-Unis, d'autres à la Suède. Les valeurs aberrantes, celles qui choisissent des stratégies inhabituelles ou subissent plus d'infections que leurs pairs, seront examinées. Leur défi est que chaque décision implique un compromis entre le profit à court terme et la sécurité, et suppose donc un certain risque. Si la tragédie frappe, comme ce sera probablement le cas pour certains, la question centrale ne sera pas de savoir qui est à blâmer, mais si le risque qu'ils ont pris était sage.

Les auteurs sont les architectes du Creative Destruction Lab (CDL), une organisation à but non lucratif dont la mission est d'accélérer la commercialisation de la science pour le bien de l'humanité. Leur programme de récupération CDL nouvellement lancé soutient les entreprises entrepreneuriales développant des solutions basées sur l'information à la crise du covid-19. Joshua Gans est l'auteur de L'économie à l'ère du Covid-19 (Presse du MIT, 2020) .

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