L'homme d'organisation numérisé de David Allen

David Allen est l'auteur du best-seller Faire avancer les choses : l'art de la productivité sans stress et l'un des principaux gourous de la gestion du temps personnel au pays. Son système de gestion du temps met l'accent sur l'action immédiate sur les informations entrantes - soit en complétant l'action, si cela peut être fait en quelques minutes, en la déléguant, ou en la classant dans des dossiers spécifiques à faire et à suivre pour un temps défini de côté pour des tâches plus importantes. (En effet, Allen a quelques disciples ici à Technology Review.)

Lorsque nous avons rencontré Allen cette semaine, nous lui avons demandé ce qu'il pensait des derniers outils technologiques de suivi des tâches et des engagements, comme Google Calendar, qui a été lancé la semaine dernière (voir Time Keeper de Google).

Examen de la technologie : Les ordinateurs et Internet nous faire plus de choses, mais peuvent-ils vraiment nous aider à faire plus de choses ? Comment la technologie s'intègre-t-elle dans un bon système de gestion du temps ?

David Allen : Tout d'abord, vous ne gérez pas le temps. Le temps est le temps, et il ne peut pas être géré. Ce que vous gérez, ce sont des engagements. Le calendrier vous permettra de gérer, au maximum, trois ou quatre pour cent de ce que vous avez à faire. Ce dont vous avez vraiment besoin, c'est d'un moyen de garder une trace de vos engagements. Ensuite, vous commencez à avoir une idée de l'énorme volume d'engagements que vous avez pris, et vous êtes en mesure de revoir ces engagements.

La grande majorité des gadgets ne font rien de plus qu'accélérer la façon dont vous découpez et découpez ces informations. Il n'y a aucune différence entre avoir votre calendrier dans votre poche ou l'avoir sur Internet. J'ai un Palm, et je ne l'utiliserais même pas à moins qu'il n'ait une fonction d'aperçu mensuel, ce qui est la seule raison pour laquelle Palm est un peu meilleur que beaucoup d'autres gadgets pour gérer les informations numériques. Mais il a un inconvénient égal : hors de vue, hors de l'esprit.

Souvent, vous devez regarder la liste des appels que vous devez passer lorsque vous êtes devant votre téléphone et lorsque vous avez un peu de temps. Si un ordinateur rend ces informations plus omniprésentes et plus faciles d'accès, alors, dans cette mesure, cela aide.

Mais un ordinateur peut aussi vous donner l'illusion que vous êtes organisé - alors que tout ce que vous faites vraiment est de garder une trace des espaces réservés. Dans le monde des geeks, beaucoup de gens aiment mes trucs, parce qu'ils boostent ce que vous pouvez faire. Mais si vous êtes surchargé de travail, vous serez tout aussi fatigué si vous utilisez un calendrier électronique ou en ligne que si vous utilisez un calendrier papier.

TR : Comment gardez-vous une trace de vos propres engagements?

DONNE : Franchement, tout ce dont j'ai besoin, ce sont des listes. L'une de ces listes est un calendrier, et les autres sont des listes de choses qui contiennent des options potentielles, des choses que je peux m'indiquer d'aller faire en fonction de l'endroit où je suis, comme @work, @home, etc. Je n'ai besoin de rien mais ces huit ou neuf listes plates. Tout ce qui gère les listes fonctionne bien pour cela. J'ai utilisé un agenda papier exactement de cette façon. C'est juste un peu plus facile de transporter un Palm. Mais je pouvais regarder dans le planificateur plus facilement que dans le PDA.

TR : Qu'en est-il des téléphones intelligents comme le Palm's Treo, avec des calendriers, des e-mails, etc. ? Ils vous permettent de conserver des listes de tâches et de passer des appels à partir du même appareil.

DONNE : Mon téléphone Sony-Ericsson est beaucoup plus amusant à avoir dans ma poche qu'un Treo, que beaucoup de gens aiment, mais les PDA sont de petites choses maladroites. Je préfère mélanger et assortir mon Palm et mon téléphone plutôt que de les écraser ensemble. Si l'un tombe en panne, je veux que l'autre fonctionne. Et le petit facteur de forme du téléphone est un plus. Je venais juste de me promener à Boston. J'ai mis le portable dans ma poche. Je ne voulais pas prendre la Palme. Si j'avais un Treo, je devrais les emmener tous les deux avec moi, puis j'aurais ce gros truc encombrant dans ma poche.

De plus, de nombreux PDA deviennent de minuscules ordinateurs, où vous devez effectuer deux ou trois clics pour trouver vos listes. Si vous essayez de mapper 43 catégories différentes dans Outlook sur votre appareil Windows Mobile, mais que vous souhaitez simplement passer un appel rapide, combien d'endroits devez-vous rechercher ? Je comprends que si vous êtes vraiment geek, cela devient une habitude - alors vous avez brisé votre résistance inconsciente. Et beaucoup de ces trucs fonctionnent sur nos propres geeks intérieurs lorsque nous sommes à la maison le samedi en train de jouer avec les gadgets. Mais quand tu es en proie à la réalité, quand tu te remets de la grippe et que tu te sens comme une merde, il vaut mieux que ce soit vraiment simple et vraiment accessible pour toi.

TR : À quoi ressemblerait pour vous un type de technologie d'organisateur personnel vraiment utile ?

DONNE : Nous pourrions intégrer une intelligence raisonnablement avisée, un peu comme Mitch Kapor [fondateur de Lotus] l'a fait à l'origine avec Agenda. [Agenda était un programme de gestion d'informations personnelles basé sur DOS commercialisé par Lotus à la fin des années 80 et au début des années 90 ; il permettait l'entrée sous forme libre et la catégorisation de petits objets dans une base de données, et est toujours utilisé par bon nombre de ses fidèles. -Eds. ] Si je pouvais juste noter la facture d'appel sur un écran de PDA et qu'elle apparaissait instantanément sur ma liste d'appels, et c'est là que je suis à l'aéroport et que j'ai le temps de passer quelques appels, ça va faire des choses beaucoup plus pratique.

Quand vient le jour où je suis assis ici en train de vous parler, et je me rends compte que j'ai besoin de piles pour mon appareil photo, et je dis juste ça à mon PDA, et puis quand je fais des courses, c'est déjà sur ma liste - si c'est rapide et à l'épreuve des balles et transparente et vous montre les données que vous voulez voir dans n'importe quel contexte dans lequel vous êtes - alors les ordinateurs deviendront finalement des outils utiles, car ils nous fourniront les données que nous voulons de plus en plus rapidement.

Les Tablet PC [ordinateurs portables avec interfaces à stylet] se rapprochent. Les membres de mon équipe technologique et d'autres personnes que je connais sont des passionnés de tablettes PC et ils les adorent. Ils aiment le toucher et la sensation du papier, mais la tablette est un moyen puissant de numériser cela. C'est assez drôle. Au fur et à mesure que l'ordinateur devient vraiment, vraiment, vraiment bon, puissant et rapide, alors il commencera à correspondre au papier.

Mais si vous êtes allé assez loin dans GTD [ Faire les choses ], vous savez que votre plus grand défi est de faire l'examen hebdomadaire [temps réservé à l'évaluation et au tri des listes et à la détermination de la prochaine action à entreprendre pour chaque élément]. Si j'avais un milliard de dollars, je concevrais quelque chose qui ferait une revue hebdomadaire personnalisée. Cela déclencherait les bonnes questions et cela me ferait réfléchir aux résultats. Par exemple, il dirait, vous allez à New York. Souhaitez-vous que j'obtienne des billets de théâtre comme vous l'avez fait la dernière fois que vous y étiez ? Il y a beaucoup de trucs sympas que l'on pourrait intégrer dans un vrai manager personnel.

WR : Le but ultime de faire avancer les choses est d'aider les gens à avoir, comme vous le dites, un esprit comme l'eau - afin qu'ils puissent réellement décharger des choses sur leurs listes et avoir un temps d'arrêt lorsque leur tête n'est pas remplie de tout ce qu'ils ont. faire. La technologie nous rapproche-t-elle davantage de ce genre de non-faire ?

DONNE : Je veux ne rien faire aussi souvent que possible. C'est pourquoi je reçois constamment ma boîte de réception de courrier électronique aussi près de zéro que possible et j'essaie de fermer toutes ces boucles. La plupart des gens passent toute la semaine avant de partir en vacances à essayer de gérer ce genre de choses et de ne pas être contrôlés par cela. Mais 90 pour cent du travail de GTD consiste simplement à pouvoir rechercher très rapidement ce que je [devrais] faire en ce moment.

Image de la page d'accueil avec l'aimable autorisation de David Allen Company. (La photo est de David Allen.)

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