L'État de Green Mountain devient plus vert

Les bureaux ne seront probablement jamais complètement dématérialisés, malgré la prophétie technologique de longue date au contraire. Mais de fortes réductions de la consommation de papier sont encore possibles, comme essaie de le prouver une agence de l'État du Vermont.

Vermont Département de l'Information et de l'Innovation (DII) gère l'approvisionnement informatique pour l'État, et une grande partie de ce travail est gourmand en papier. L'agence passe des contrats avec des fournisseurs externes, tels que des fournisseurs de logiciels antivirus ou des vendeurs de matériel informatique, pour maintenir l'infrastructure technologique du gouvernement de l'État. Un contrat donné géré par la DII peut nécessiter d'être vu et approuvé par plusieurs personnes avant d'être accepté, et chaque étape nécessite toujours une impression et une signature à la main. Le DII pourrait traiter 80 de ces contrats en un mois.

Il y a environ un an, les responsables de l'agence ont commencé à essayer de rendre le processus plus efficace et moins coûteux en s'appuyant davantage sur des outils en ligne. Le DII est devenu un bêta-testeur pour les logiciels de IBM et Silanis qui permet aux employés de l'agence de signer un document numériquement en y ajoutant un peu de données qui vérifient et enregistrent électroniquement l'identité du signataire, sans avoir besoin d'une écriture manuscrite unique. Le système avertit alors automatiquement la personne suivante dans la file que c'est à son tour de l'examiner. Il n'est pas nécessaire de faire circuler un document physique pour recueillir des signatures. Le flux de contrats dans l'organisation n'est plus limité par la vitesse de marche des employés.

Des mesures similaires dans n'importe quelle organisation pourraient générer des économies qui s'additionnent rapidement. Ken Bisconti, responsable de la division Enterprise Content Management d'IBM, déclare que lorsque les entreprises cessent d'imprimer des e-mails et d'autres documents qui sont nés numériques, elles peuvent réduire la consommation de papier de 80 à 90 %. François Ragnet, responsable de programme au Xerox Research Center qui se concentre sur la technologie documentaire, envisage un avenir dans lequel beaucoup plus de documents sont stockés en ligne et se mettent automatiquement à jour, de sorte que le papier n'est nécessaire que dans des circonstances limitées.

Pour l'instant, cependant, le papier ne peut être minimisé que jusqu'à un certain point, dit Kris Rowley , le responsable de la sécurité informatique de la DII. Les versions finales des contrats doivent encore être imprimées et archivées physiquement. Et tous les départements du gouvernement de l'État ne sont pas disposés ou capables d'utiliser des signatures électroniques. Le papier au bureau ne disparaîtra jamais », déclare Rowley. Elle ne sait pas non plus combien d'argent l'effort permettra d'économiser. Néanmoins, elle espère que le DII pourra faire sa part pour réduire l'écart prévu de 153 millions de dollars dans le budget de l'État. Le Vermont a toujours été écologique, dit-elle, et il y a énormément de papier gaspillé - ce n'est pas nécessaire, surtout avec la technologie dans son état actuel.

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