E-mail que vous ne pouvez pas ignorer

De nombreux travailleurs reviendront de leurs vacances avec une avalanche d'e-mails non lus. Et trier les plus importants des plus insignifiants pourrait épuiser toute bonne volonté de vacances – surtout maintenant que les trois quarts de tous les e-mails entrants du bureau sont indésirables, selon le cabinet d'études Gartner.

Il existe pourtant de nouvelles solutions pour gérer sa boîte mail, qui associent logiciel et sociologie. Allant au-delà des mesures existantes, telles que les filtres anti-spam et les listes noires, ces nouvelles applications donnent la priorité aux e-mails entrants en étudiant les modèles d'interaction humaine.

Microsoft Research a publié un tel programme le 30 novembre. Le téléchargement gratuit s'appelle SNARF, pour Recherche de réseaux sociaux et de relations . Il fonctionne avec Microsoft Outlook (versions 2002 et plus récentes), parcourant les historiques de courrier électronique et suivant les chaînes de communication pour dénicher les messages non lus qu'il juge les plus importants.

SNARF mesure l'importance d'un expéditeur en fonction de deux facteurs clés : le nombre et la fréquence des messages envoyés et reçus. Le programme trie ensuite les e-mails non lus en trois champs : les messages où l'utilisateur est répertorié dans les champs À ou CC, les e-mails de groupe et tous les messages reçus au cours de la semaine dernière. SNARF répertorie les messages par expéditeur, plutôt que par objet, et place les correspondants les plus importants d'un utilisateur en tête.

Danyel Fisher, chercheur au sein du Community Technologies Group de Microsoft et membre de l'équipe de développement SNARF, pense que l'efficacité de SNARF réside dans sa simplicité. Nous ne comptons que les e-mails, dit Fisher. Certaines personnes pourraient appeler cela un algorithme de mort cérébrale, mais les messages que vous envoyez à quelqu'un sont un assez bon indicateur de votre connaissance des gens, dit-il. Cela peut être très détaillé.

Microsoft n'a pas encore l'intention d'intégrer SNARF dans un programme commercial tel qu'Outlook, mais Fisher affirme que les réseaux sociaux continueront d'être un thème dans le développement de produits de l'entreprise. Même s'il ne s'agit que d'un logiciel de démonstration, cela nous indique qu'il y a une soif de nouvelles façons de penser au courrier électronique, dit Fisher. Nous prendrons en considération ce qui est important et comment les gens l'utilisent.

Sans surprise, Microsoft n'est pas la seule entreprise à voir les avantages d'ajouter l'intelligence des réseaux sociaux aux applications de productivité. LinkedIn est un site Web qui s'appuie sur le principe des six degrés de séparation pour aider les professionnels à se mettre en réseau. Il prévoit de publier une mise à jour de son Application de la barre d'outils Outlook en janvier qui donnera la priorité aux e-mails en trouvant des relations personnelles parmi les autres membres de LinkedIn.

Le courrier électronique est un outil essentiel et les gens ont du mal à le gérer, explique Konstantin Guericke, co-fondateur de LinkedIn, qui estime que le réseau de contacts que les utilisateurs ont déjà établi sur le service de son entreprise peut également aider à organiser leurs messages. Nous avons un réseau et nous voulons l'utiliser pour qu'il s'applique à la vie des gens - pas seulement tous les deux ans lorsqu'ils recherchent un nouvel emploi, dit-il.

Pour Guericke, la barre d'outils LinkedIn s'améliorera par rapport à SNARF en répondant à des critères sociaux plus larges que les historiques de courrier électronique. Notre point de vue est que vous avez besoin d'un mélange de relations implicites, dit-il, soulignant l'importance des contacts moins évidents, comme les nouvelles pistes commerciales, que les historiques de courrier électronique ne peuvent pas deviner.

Guericke a noté que la nouvelle barre d'outils profitera du site Web de LinkedIn pour reconnaître les messages des nouveaux expéditeurs au sein de son réseau social existant. Tirer parti des modèles de courrier électronique est une bonne source de données, mais les informations de profil et de relation sont également nécessaires pour que cela fonctionne suffisamment bien pour que les utilisateurs les trouvent utiles, dit-il.

Pour certains technologues, cependant, intégrer une conscience sociale dans les systèmes de courrier électronique est exagéré. Plusieurs applications existantes organisent et hiérarchisent déjà les e-mails entrants mieux que les filtres algorithmiques, déclare Ross Mayfield, directeur général de Socialtext , une application de mise en réseau qui utilise des babillards électroniques modifiables par la communauté, appelés wikis, pour remplacer entièrement les e-mails dans la gestion de projet.

Il y a des moments où vous revenez de vacances et vous avez deux mille messages électroniques, et [SNARF] pourrait fournir une dimension pour trier ces données, dit Mayfield. Si je devais conseiller les utilisateurs, cependant, je leur demanderais de l'utiliser comme filtre de dernier recours. Un classement de ce qui pourrait être le plus important pour vous, basé sur des comportements passés, peut seulement conduire à la création d'une chambre d'écho différente.

Alors que Mayfield pense que les wikis basés sur des groupes sont un moyen de réduire les e-mails interservices, il pense également qu'une concentration sur la recherche d'e-mails, plutôt que sur le tri, peut aider à passer au crible des boîtes de réception gonflées, tout en minimisant le temps de lecture des e-mails non pertinents. Vous n'avez pas besoin d'un filtre à l'avance si vous avez une recherche solide sur laquelle vous appuyer, dit-il, citant les capacités de recherche intégrées des systèmes de messagerie comme Gmail et Yahoo Mail de Google.

Bien sûr, aucun système jusqu'à présent ne peut identifier et mettre en valeur de manière appropriée les messages provenant des connexions que vous établissez en dehors du monde électronique - la personne avec qui vous venez d'échanger des cartes de visite, le cousin perdu depuis longtemps ou votre ami avec un nouveau compte de messagerie.

Coye Cheshire , professeur à la School of Information Management and Systems de l'Université de Californie à Berkeley, qui étudie les échanges sociaux en ligne, estime qu'imposer des règles - même celles dérivées d'habitudes antérieures - limite la communication. Nous pouvons probablement faire de bonnes hypothèses sur la base de l'utilisation du courrier électronique, mais nous avons d'autres interactions dont ils ne profitent pas encore, dit-il.

Cheshire pense que ces types de problèmes seront résolus par la prochaine génération d'outils sociaux, qui, espère-t-il, intégreront l'intelligence de réseau dans les communications quotidiennes, telles que les conversations téléphoniques et la messagerie instantanée. Alors que nous voyons les choses évoluer vers des formes de communication électroniques, les lignes téléphoniques passant aux lignes électroniques à large bande, cela soulève la possibilité d'une plus grande communication interactive, dit Cheshire.

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