211service.com
Archivage efficace des e-mails
La perte de courrier électronique peut être un problème grave pour le secteur public comme pour le secteur privé. Récemment, la Maison Blanche a été critiquée pour ne pas conserver d'archives de ses e-mails , même après que l'administration Clinton ait institué un système d'archivage en raison d'un scandale similaire. L'administration Bush a mis de côté le système d'archivage existant dans le cadre du passage de Lotus Notes à Microsoft Exchange, et son système actuel s'appuierait sur une combinaison de bandes de sauvegarde et de tri manuel. Plus tôt cette semaine, selon le Washington Post , des documents judiciaires ont révélé que la Maison Blanche n'a pas été en mesure de trouver des e-mails envoyé au cours d'une période en 2003 qui englobe l'invasion de l'Irak.
Les e-mails peuvent être difficiles à archiver efficacement car ils sont envoyés en très grandes quantités, ce qui rend difficile leur stockage sous une forme facile à rechercher et manifestement inviolable. Ces deux exigences sont particulièrement importantes pour le courrier électronique qui est nécessaire pour les affaires judiciaires et autres situations juridiques. Heureusement, les experts disent qu'il existe de nombreuses bonnes technologies pour un archivage correct des e-mails et que les capacités n'ont fait que s'améliorer ces dernières années.
Les bandes de sauvegarde constituent une méthode moche pour l'archivage des e-mails, déclare Mark Diamond de Contour , une société de conseil en données et stockage. Les systèmes de bandes prennent des instantanés des données à des intervalles quotidiens ou hebdomadaires définis, laissant ouverte la possibilité que les données puissent être à la fois créées et supprimées avant qu'une copie puisse être effectuée. Par conséquent, les sauvegardes sur bande ne sont vraiment utiles qu'en tant qu'assurance contre les défaillances du système. Un système d'archivage décent, dit Diamond, inclut la capacité de savoir ce que vous avez et la capacité de… trouver des e-mails et les récupérer facilement, ce qui est très difficile sur les bandes de sauvegarde.
Il est également de plus en plus reconnu que les systèmes d'archivage doivent être automatisés pour fonctionner correctement, contrairement au système de tri manuel laborieux et sujet aux erreurs actuellement en place à la Maison Blanche. Même de nombreux systèmes d'archivage numérique stockent des fichiers dans plusieurs emplacements. Une recherche complète de tous les fichiers liés à un procès particulier peut nécessiter la recherche de nombreuses machines à différents endroits. Diamond dit qu'un bon système d'archivage enregistre les e-mails dès qu'ils arrivent sur le serveur. D'autres outils automatisés visent à protéger les e-mails liés à des litiges existants et à faciliter le tri des messages stockés existants.
Diamond affirme que les nouveaux systèmes d'archivage vont au-delà du simple stockage des e-mails, permettant de récupérer en quelques minutes des données qui pourraient autrement prendre des semaines ou des mois à être récupérées. De telles améliorations sont importantes, dit-il, car chaque e-mail envoyé, qu'il provienne du serveur de messagerie de la Maison Blanche ou du serveur de messagerie de l'entreprise, est un document commercial. Les tribunaux et les régulateurs ont été très clairs, dit-il, que cela signifie que le courrier électronique doit être correctement préservé. Les coûts peuvent être élevés lorsque de bons systèmes ne sont pas en place. Au-delà des inquiétudes concernant la Maison Blanche, Diamond évoque une affaire entre Intel et AMD dans laquelle le premier a déclaré avoir dépensé plus de 25 millions de dollars pour récupérer des e-mails perdus. Selon Diamond, une entreprise typique du Fortune 500 a plus de 150 actions en justice en cours à un moment donné. Au moins 50 pour cent du coût de ce litige, ajoute-t-il, réside dans la récupération des documents nécessaires, dont la plupart sont électroniques.
Bien qu'à première vue, il puisse sembler important de déterminer quels e-mails doivent être conservés, certains experts disent qu'il est préférable de les conserver tous. Robin Bingeman, chef de produit pour Forensic and Compliance Systems, une société basée au Royaume-Uni qui fabrique un outil d'archivage appelé Cryoserveur , a un exemple favori pour illustrer ce point. Imaginez un e-mail qui dit ce qui suit : Salut Bill, content de te voir la semaine dernière. Désolé d'entendre parler de l'infection rénale d'Eileen. J'espère qu'elle sortira bientôt de l'hôpital. Eh bien, voici ce document que j'ai promis concernant cette défaillance de la colonne de direction du client. Je pense que nous devons demander à l'équipe technique d'y jeter un coup d'œil avant que cela ne devienne un peu une préoccupation du client. Selon votre point de vue, souligne-t-il, l'e-mail pourrait être considéré comme personnel. Mais il contient également des informations sur la responsabilité du fait des produits qui, au moins selon le droit européen, doivent être conservées pendant 10 ans. Un trieur humain pourrait facilement se concentrer sur un seul aspect du courrier électronique, et un algorithme de traitement du langage naturel risque de devenir confus. Bingeman pense que les entreprises devraient tout conserver pendant une période de temps maximale et se concentrer sur la recherche de bons moyens de rechercher dans les données et de prouver qu'elles n'ont pas été falsifiées, afin qu'elles puissent être admises comme preuve en cas de procès. Cas. Il ajoute que ce type de politique est également bon car il donne à une entreprise une chance de prouver qu'un prétendu e-mail n'a pas été envoyé, ce qui est impossible à faire avec des bandes de sauvegarde, qui n'enregistrent pas tout.
Peter terSteeg, directeur technique de Logiciel de quête Cependant, l'unité commerciale des communications unifiées de , affirme que les entreprises doivent faire plus que simplement économiser les e-mails. Les entreprises ont besoin d'un panneau de verre pour trouver toutes les données dont elles ont besoin pour les litiges, dit-il. Ils doivent trouver des fournisseurs qui vont faire un investissement important dans ce panneau de verre unique pour rechercher dans tous les types de données de cette organisation.
Fichiers ou données produits par une collaboration basée sur le Web, par exemple via Microsoft SharePoint , doivent être archivés avec les e-mails, les notes de terSteeg. Un défi à venir pour les fournisseurs comme Quest, dit-il, est de développer un système qui archive tous ces types de données et de les rendre faciles à rechercher et à produire en tant que preuves fiables devant les tribunaux, même si la quantité de données augmente considérablement au cours des durée de vie.
Systèmes Mimosa PDG T.M. Ravi est d'accord sur la direction dans laquelle se dirige le champ. En fait, plus tôt cette semaine, Mimosa a annoncé de nouvelles fonctionnalités pour le système d'archivage des e-mails existant de l'entreprise qui permettront aux entreprises d'archiver et de rechercher des documents au-delà des e-mails et des messages instantanés. À l'aide d'une technique appelée instanciation globale unique, le logiciel recherche dans les archives des données identiques stockées à plusieurs emplacements, par exemple, si un fichier Word est enregistré par un utilisateur puis envoyé par e-mail à 40 personnes au sein d'une entreprise, et n'en conserve qu'un seul. copie. À l'avenir, dit Ravi, la société prévoit d'ajouter également la prise en charge des fichiers SharePoint.
En fin de compte, explique Contoural's Diamond, l'archivage des e-mails ne consiste pas à sauvegarder les e-mails. Il s'agit de contrôle. Compte tenu de la maturation des outils sur le marché ces dernières années, dit-il, la plupart des problèmes surviennent lorsque les organisations, y compris la Maison Blanche, ne proposent pas de bonnes politiques pour utiliser les technologies disponibles.