Apportez votre propre matériel

Lorsque les dirigeants de Colgate-Palmolive se sont rencontrés l'année dernière pour examiner comment l'entreprise de produits ménagers de 205 ans pourrait entrer plus profondément dans l'ère numérique, ils ont entendu des oreilles d'employés équipés de téléphones intelligents.

Autorisez-vous les employés à utiliser des appareils personnels pour le travail ?
Source : Groupe Aberdeen

Les gens demandaient : « Pourquoi ne puis-je pas obtenir mon e-mail [professionnel] sur mon propre téléphone ? », se souvient Linda Van de Wiele, directrice de la collaboration pour l'organisation mondiale des technologies de l'information de Colgate.

Jusqu'à récemment, de nombreuses entreprises considéraient les téléphones mobiles des employés moins comme des boosters de productivité que comme des catastrophes de sécurité imminentes. Les travailleurs peuvent visiter des sites Web dangereux, perdre des téléphones remplis de secrets d'entreprise ou transférer des e-mails d'entreprise vers des comptes personnels.

Mais avec 468 millions de smartphones et 70 millions de tablettes qui devraient être vendus cette année seulement, selon l'étude de marché Gartner, les entreprises ne peuvent plus se permettre d'ignorer la vague d'appareils grand public que les employés utilisent déjà pour faire leur travail. En effet, selon une enquête menée auprès d'employés de bureau, quelque 37 % utilisent déjà des technologies grand public pour travailler sans l'autorisation de l'entreprise.

Vous avez eu une rébellion populaire dans le monde de l'entreprise, explique Kevin Cavanaugh, vice-président des affaires et de la technologie chez IBM Collaboration Solutions, une division du groupe de logiciels d'IBM.

La propagation explosive des téléphones intelligents oblige maintenant certaines grandes entreprises à se démener. Jusqu'au début de cette année, par exemple, Colgate n'autorisait qu'un millier de cadres supérieurs possédant des BlackBerry émis par l'entreprise à accéder aux serveurs de messagerie d'entreprise à partir de leurs téléphones. Ce chiffre ne représentait que 4 % des 26 000 employés de Colgate dans le monde. À titre de comparaison, environ un adulte américain sur trois possède désormais un téléphone intelligent, selon une enquête de mai par comScore.

Colgate a reconnu que la mobilité est la vague de l'avenir, dit Van de Wiele, et que l'attache des personnes à un ordinateur de bureau était devenue intenable. Le défi consistait à remplacer un système désormais obsolète où les employés transportaient des ordinateurs portables et utilisaient un réseau privé encombrant pour lire les e-mails. Colgate devait permettre à ces employés d'utiliser des téléphones personnels pour accéder à des applications clés, comme la messagerie électronique et les calendriers, mais sans encourir de frais de support technique supplémentaires.

Ainsi, en mars, Colgate a lancé ce qu'on appelle un programme Bring Your Own Device (BYOD). Un site Web en libre-service permet aux employés d'enregistrer leur téléphone ou leur tablette personnels et de télécharger une application IBM appelée Traveler, qui donne accès aux logiciels de messagerie et de calendrier de l'entreprise. (IBM propose le programme gratuitement aux clients, tels que Colgate, qui possèdent déjà une licence pour son logiciel Lotus Notes.) Colgate indique que 400 personnes se sont inscrites le premier jour et que 2 500 accèdent désormais à leur messagerie professionnelle à l'aide du programme IBM.

Colgate s'attend à ce que BYOD lui fasse économiser de l'argent. Non seulement davantage d'employés travailleront au bureau en déplacement, mais ils le feront sur des appareils que Colgate n'aura pas à payer. Van de Wiele dit que pour les 524 employés qui se sont inscrits pour utiliser des BlackBerry personnels, Colgate économise 1 million de dollars par an sur les frais de licence qu'il aurait dû payer au fabricant de BlackBerry Research in Motion si les appareils appartenaient à l'entreprise.

En s'inscrivant, les employés renoncent à un certain contrôle sur leurs téléphones, puisque Colgate peut utiliser le logiciel IBM pour effacer les données de l'entreprise à distance (tout en laissant intacts les fichiers personnels tels que les photos et la musique). Ainsi, si un appareil est perdu ou volé, ou si un employé démissionne, Colgate peut s'assurer que les informations professionnelles ne sont pas menacées. Colgate dit qu'il n'a pas encore assez d'informations pour dire si des employés ont des problèmes de confidentialité.

Après le lancement réussi de son site Web BYOD, Colgate prévoit désormais d'étendre le programme au-delà du courrier électronique. La société a testé une version pour téléphone personnel du logiciel Connections d'IBM, une sorte de Facebook-meets-Twitter d'entreprise pour envoyer des mises à jour de statut et partager des fichiers. Sur la planche à dessin : un magasin d'applications interne pour permettre aux employés d'ajouter d'autres applications de SAP, le principal fournisseur de logiciels d'entreprise de Colgate.

Les analystes prédisent que, d'ici trois ans, presque toutes les entreprises soutiendront des programmes BYOD d'une certaine sorte. Déjà, environ 72 % des entreprises interrogées par Aberdeen Group déclarent qu'elles autorisent leurs employés à utiliser leurs propres smartphones ou tablettes pour le travail, soit quatre fois plus qu'à la fin de 2008. Mais suivre le rythme rapide de l'innovation dans la technologie mobile grand public reste un défi. Les entreprises fonctionnent aussi vite qu'elles le peuvent, mais prennent toujours du retard, déclare Andrew Borg, analyste mobile d'Aberdeen Group. Il y a fort à parier que les Colgates du monde devront continuer à courir pour les années à venir.

cacher